Accordo sul trattamento dei dati

1. Parti e oggetto

Il titolare del trattamento è l'hotel (cliente). Il responsabile del trattamento è hantha GmbH quale gestore di geowatt. Oggetto dell'accordo è il trattamento dei dati personali effettuato nell'ambito dell'utilizzo di geowatt ai sensi dei termini di servizio.

2. Agenzie

Qualora un'agenzia utilizzi geowatt per conto di un hotel, l'agenzia agisce in qualità di responsabile del trattamento dell'hotel e geowatt in qualità di sub-responsabile dell'agenzia. L'agenzia garantisce l'esistenza di un idoneo accordo contrattuale con l'hotel.

3. Dati e categorie di interessati

Dati dei collaboratori e dipendenti del cliente: nome, indirizzo email, qualifica, immagine del profilo, attività svolte nello strumento, commenti, file. I dati degli ospiti non sono necessari per geowatt; il cliente si astiene dal caricarli.

4. Istruzioni del cliente

geowatt tratta i dati personali esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate del cliente, impartite tramite l'utilizzo dello strumento e il presente accordo. Qualora geowatt ritenga che un'istruzione violi disposizioni di legge, ne informa tempestivamente il cliente.

5. Obbligo di riservatezza

Tutte le persone autorizzate ad accedere ai dati hanno assunto un formale impegno alla riservatezza.

6. Misure tecniche e organizzative

Crittografia del trasporto dei dati (HTTPS, HSTS).

Separazione dei tenant nel database: regole di accesso a livello di riga (Row-Level Security) verificano l'appartenenza all'hotel a ogni singola query.

Gestione di ruoli e autorizzazioni (amministratore, membro, accesso agenzia), revocabili in qualsiasi momento dall'amministratore dell'hotel.

Archiviazione privata dei file con link protetti a scadenza temporale.

Tracciamento a log di tutte le modifiche automatiche (autopilot) e degli eventi delle attività.

Protezione contro il framing, header di sicurezza, verifiche di sicurezza periodiche.

Backup regolari a cura del fornitore di hosting.

7. Sub-responsabili del trattamento

Il cliente autorizza l'impiego dei seguenti sub-responsabili. geowatt comunica l'aggiunta o la sostituzione di nuovi sub-responsabili con almeno 30 giorni di preavviso; il cliente ha facoltà di opporsi.

Lovable Labs Inc. (incl. Supabase Inc., Cloudflare Inc.): Hosting, database, sign-in, archiviazione file (UE/USA).

OpenAI (ChatGPT): Query AI sugli hotel (nessun dato degli ospiti) (USA).

Google (Gemini): Query AI sugli hotel (nessun dato degli ospiti) (USA/UE).

Anthropic (Claude): Query AI sugli hotel (nessun dato degli ospiti) (USA).

Paddle.com Market Ltd (Merchant of Record): Vendita, gestione abbonamenti, pagamenti, imposte e fatturazione (UK/UE).

Google Ireland Ltd. (Google Analytics): Analisi del sito web, solo previo consenso (UE/USA).

8. Assistenza al titolare

geowatt assiste il cliente nel dare riscontro alle richieste di esercizio dei diritti degli interessati (ad es. mediante apposite funzioni di esportazione e cancellazione integrate nello strumento) e nell'esecuzione di valutazioni d'impatto, e notifica le violazioni di dati personali (data breach) senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore dal momento in cui ne è venuta a conoscenza.

9. Cancellazione e restituzione dei dati

In caso di cessazione del contratto o di cancellazione dell'hotel da parte dell'amministratore, i dati dell'hotel vengono cancellati, salvo che la legge applicabile ne imponga la conservazione. Prima di tale cancellazione, il cliente ha facoltà di esportare i propri dati.

10. Verifiche e audit

geowatt mette a disposizione le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi vigenti e consente lo svolgimento di verifiche (audit) previo congruo preavviso.